Cómo obtener sus récords médicos certificados completos.

Cómo recopilarlos

Para evaluar el tratamiento, las lesiones y su relación con lo ocurrido, nuestra oficina necesita récords médicos certificados completos, preferiblemente con carta de certificación. Empiece a solicitarlos cuanto antes.

Identifique los proveedores y las fechas.
Incluya hospital, sala de emergencia, médico de cabecera, especialistas, terapias, rehabilitación, laboratorios, centros de imágenes y farmacias relacionados con el asunto. Solicite el tratamiento pertinente antes, durante y después del evento.
Presente una solicitud escrita y conserve evidencia.
Indique el nombre del paciente, las fechas de atención y los documentos solicitados. Pida acuse de recibo y el desglose del costo. Complete los requisitos de identificación o autorización que correspondan; si solicita el récord de otra persona, acredite su facultad para recibirlo. Guarde la solicitud, la fecha de recibo, los comprobantes de pago y toda respuesta.
Pida la copia certificada completa.
Solicite récords médicos certificados completos, preferiblemente con carta de certificación del custodio que indique que la copia es fiel, exacta y completa del expediente disponible. Incluya notas médicas y de enfermería, órdenes, medicamentos, laboratorios, imágenes e informes, alta y seguimiento. Cuando corresponda, reúna también certificado de defunción, autopsia e informes forenses.
Revise y organice lo recibido.
Compruebe que corresponda al paciente, los proveedores y las fechas solicitadas. Identifique páginas, períodos o documentos faltantes y solicítelos por escrito. Conserve los archivos originales y la certificación juntos. Un resumen de alta, una descarga parcial del portal o fotos de páginas sueltas pueden ayudar inicialmente, pero no sustituyen la copia certificada completa.

La carta de certificación es la forma preferida por la oficina para documentar la copia recibida. La certificación del expediente no determina si hubo negligencia.

Su derecho de acceso bajo la Carta de Derechos del Paciente

El artículo 11(e) de la Ley 194-2000 reconoce el acceso rápido y el derecho a recibir copia del récord médico. El artículo 12 reconoce mecanismos para plantear quejas y agravios. Al solicitar los documentos para nuestra evaluación, pida expresamente la copia certificada completa.

$25

Máximo por récord médico

El costo razonable de la copia no puede exceder $0.75 por página, hasta un máximo de $25 por récord médico. No es una tarifa fija de $25 para todo expediente.

15 días laborables

Instituciones médico-hospitalarias

El artículo 11(e) establece este término máximo para entregar la copia cuando el expediente se solicita a una institución médico-hospitalaria.

5 días

Regla general de entrega

El mismo artículo establece una regla general de cinco días. No debe entenderse que todos los proveedores disponen de quince días laborables.

Si termina la relación médico-paciente, el artículo 11(e) dispone la entrega del récord libre de costo dentro de cinco días laborables. Una deuda con el médico no debe impedir obtener el expediente.

Fuente: Ley 194-2000, arts. 11(e) y 12, compilación de OGP, págs. 13–15. Conserve las fechas de solicitud, recibo y pago; consulte a la OPP si existe controversia sobre el término o el cobro. Leer la Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente ↗

¿Le cobran de más, se atrasan o le niegan los récords?

Solicite orientación o presente una querella ante la Oficina del Procurador del Paciente (OPP) si le exigen más de $0.75 por página o del máximo de $25 por récord, si una institución médico-hospitalaria supera quince días laborables, si otro proveedor incumple el término aplicable, o si existe negativa, entrega incompleta, traba o resistencia para proveer el expediente.

Explique que solicitó la copia certificada completa y detalle lo que falta o el obstáculo encontrado. Acompañe la solicitud, prueba de recibo, factura o cotización, comprobantes de pago y comunicaciones. Pida por escrito la razón de cualquier negativa o cargo adicional. No necesita esperar quince días para pedir orientación ante un cobro excesivo o una negativa.

Puede presentar la querella el paciente o su representante autorizado. La OPP recibe querellas libre de costo, evalúa la información e informa los próximos pasos. Solicitar récords o acudir a la OPP no debe asumirse como una gestión que suspende el término para reclamar daños.